Les Rencontres Alpha n’ont pas pour objectif de dégager des bénéfices, mais l’objectif est qu’elles ne perdent pas d’argent ! Il est toujours délicat de trouver le bon équilibre entre l’objectif de rendre la formation accessible à tous et celui d’éviter que la formation ne soit déficitaire.
Pour les recettes, les tarifs d’inscriptions sont identiques quelque soit l’événement. Ils sont fixés par l’association Alpha à hauteur de :
  • 48 € / pers. pour Alpha Classic
  • 30 € / pers. pour Alpha Couple / Duo / Parents
  • 38 € / pers. pour Alpha Couple / Duo / Parents + soirée
Pour les dépenses, pour avoir un ordre d’idée, nous choisissons :
  • 1 000 € pour la salle
  • Des repas à 7 € par repas / pers.
  • Pour les pauses il faut compter 1,50 € / pers. pour l’ensemble du week-end.
  • Pour la sono + louange nous visons 1 000 € 
  • Photo / Déco / Fleurs : 200€

Bien sûr, ce n’est pas figé. Il est courant d’avoir des salles moins chères (ex : 400€) et /ou des repas moins chers (en proposant du monde pour servir /nettoyer)

L’expérience nous montrent que l’équilibre financier est atteint quand nous recevons plus de 130 personnes.

Les différents niveaux de participation aux frais sont modulés en fonction d’un objectif pastoral important et de considérations pratiques. L’objectif pastoral est d’encourager les communautés chrétiennes à envoyer des groupes de participants. Nous avons différents moyens pour cela :

  • système de subvention par la paroisse /l’église du prix de la formation pour ses membres (la paroisse / l’église fait un don pour soutenir la formation et ses membres bénéficient d’un tarif individuel très réduit)
  • Appel aux dons financiers ou en nature (prêt gratuit de salle, repas à bas coût…)

De manière très pratique, il est nécessaire d’encourager les personnes à s’inscrire le plus tôt possible. Il est très difficile de gérer un grand nombre d’inscriptions, de règlement et la planification des repas au dernier moment. Le moyen : pratiquer des tarifs fortement progressifs pour les inscriptions reçues moins de quinze jours / trois semaines avant la formation.

Nous vous enverrons une proposition de budget, qui est un document de travail et de discussion avant de finaliser les arrangements. Si vous n’en avez pas d’exemplaire, contactez l’équipe nationale. Prenez le temps de vérifier les coûts sous votre responsabilité car ils varient d’un endroit à l’autre. Veuillez envoyer les coûts locaux exacts à l’association Alpha France. Le budget sera alors discuté et modifié en conséquence. Veillez à nous signaler si ces éléments doivent être ajoutés.

Le budget doit être accepté et signé par Alpha France avant de lancer les inscriptions. Une fois que le budget est signé, les modifications et les dépenses supplémentaires ne devront être faites qu’après l’accord des deux parties. Les deux parties doivent s’efforcer de tout faire de la manière la plus économique possible. Un budget doit être alloué à chaque équipe en fonction de ses besoins, et elle devra régulièrement en rendre compte.