Un dossier est remis à chaque participant à son arrivée à la Rencontre. Il comprend des notes sur les exposés pour la Rencontre et plusieurs autres éléments qui l’aideront pendant la journée ou le week end et à son retour pour lancer un parcours Alpha. Ces éléments doivent être assemblés dans la semaine qui précède la Rencontre.

Combien de dossiers faut-il préparer ?

Cela dépend du nombre de participants enregistrés et de l’estimation de ceux qui viendront. Nous vous contacterons les 15 derniers jours avant la Rencontre , une fois que nous aurons une bonne idée du nombre de participants et nous vous enverrons les pochettes pour confectionner les dossiers. D’expérience, nous estimons que le nombre de participants double dans le mois qui précède la Rencontre.

Quand les participants les reçoivent-ils ?

Chaque participant reçoit son dossier à son arrivée à la Rencontre, ainsi que son badge et le guide pratique de l’équipe. Les dossiers de base peuvent être constitués, et les badges sont gardés séparément. C’est plus facile à gérer et prend beaucoup moins de temps si les équipes d’accueil sont peu nombreuses.

Combien de temps pour les préparer ?

A titre indicatif, nous estimons à une demi-journée de préparation pour 2 personnes en prenant en compte les contraintes d’impression (parfois plus de 1500 copies…)

Nous suggérons d’en préparer plus que ce dont vous pensez avoir besoin. Par exemple, si vous avez 200 participants, préparez 250 dossiers. Vous aurez quelques personnes supplémentaires qui s’inscriront le jour-même. Notez que les orateurs principaux, l’équipe nationale, l’équipe locale et les organisateurs en auront aussi besoin, et également la presse locale si des journalistes sont présents.

Que contiennent-ils ?

Certains fichiers sont dédiées à une formation. D’autres sont des documents « en commun »  et doivent être insérés dans tous les dossiers ( Couple, Classic, Jeunes….).
Ils sont transmis au directeur de la Rencontre par clé USB avant le week-end.

Documents communs à tous les Parcours
  • Alpha Mag n° 1 remplaçant la présentation de tous les Parcours
  • Roue des Parcours détaillée (ci-dessous)
  • Planning des Evènements (ci-dessous)
  • Annuaire de l’Equipe nationale et des coordinateurs
Documents pour la formation Alpha Classic
  • Guide pratique de l’équipe (reçu via la commande chez AVM)
  • Programme « type » qui sera finalisé par l’équipe d’organisation (doc joint)
  • Formulaire de choix aux ateliers ( doc joint)
  • Questionnaire d’évaluation (doc joint)
  • Donner son témoignage ( doc joint)

Documents pour les formations Famille (Alpha Duo, Alpha Couple, Alpha Parents)

  • Guide pratique …… ( reçu via la commande chez AVM)
  • Donner son témoignage (selon le dossier Couple/Duo ou Parents) ( doc joint)
  • Boîte de com ( doc joint)
  • Cœur du responsable  ( doc joint)
  • Programme type qui sera finalisé par l’équipe d’organisation ( doc joint)
  • Questionnaire d’évaluation (doc joint)