Préparer une Rencontre Alpha, c’est un peu comme partir en exploration. On ne se lance pas dans l’ascension d’une montagne sans préparer son périple !
Qui partirait en excursion sans carte, ni boussole ? De la même manière, la préparation d’une Rencontre Alpha requiert du sérieux. Pour cela, l’équipe nationale met à votre disposition son expérience à travers des outils, documents, remarques et fiches techniques afin de mener à bien votre projet. La qualité de la Rencontre que vous préparez dépend de la manière dont le projet est mené.

  L’invitation est la seule chose sur laquelle se concentrer

L’objectif de ce projet est d’inviter le maximum de personnes à participer à cette journée ou ce week-end. Les chrétiens (catholiques, protestants) sont concernés par cet évènement. Que ce soit pour découvrir, lancer ou perfectionner un parcours alpha classic, couple, duo, jeunes.

Atteindre cet objectif demande un travail d’anticipation et d’annonce important. Nous préconisons entre 6 à 9 mois entre la décision de lancer une Rencontre et la Rencontre en elle même.
Organiser une Rencontre pour 100 personnes demande autant d’énergie et de temps que pour 300 personnes. Ce serait dommage de se priver de tout ce monde !

Le programme, les horaires, les pauses, la louange, les intervenants….. sont autant de questions, importantes certes, mais qui n’ont de sens que si on fournit un travail important d’invitation.

L’équipe nationale met à votre disposition un plan d’actions afin de vous guider dans votre travail de préparation. Ce plan d’actions a fait ses preuves et est le fruit des dix années d’expériences de l’association. Il est conseillé de se l’approprier. Cependant, ce guide ne doit pas être suivi à la lettre.Il s’agit de l’adapter au besoin de formation auquel vous souhaitez répondre.


1 Corinthiens, 12,4-5,12

« Il y a diversité de dons mais le même Esprit ; diversité de ministères mais le même Seigneur car, comme le corps est un et a plusieurs membres, et comme tous les membres du corps, malgré leur nombre, ne forment qu’un seul corps, ainsi en est-il de Christ »

 


Le directeur de la Rencontre

En collaboration avec l‘équipe nationale, il/elle est chargé(e) de :

  • Mobiliser une équipe de 5 personnes autour de la préparation de l’événement.
  • Planifier un rétro planning de préparation
  • Former et encadrer le travail de 20 bénévoles pendant la Rencontre.
L’expérience passée nous permet d’attirer votre attention sur les éléments suivants :
  • Le succès d’une Rencontre repose pour l’essentiel sur la prière, l’invitation et sur une préparation sérieuse.
  • L’organisation d’une Rencontre Alpha est une « course de fond ». Tout doit être fait pour éviter les à coups.
  • L’organisation d’une Rencontre est d’abord un travail d’équipe. Les tâches y sont multiples, nombreuses et précises. C’est pourquoi vous devez vous entourer d’une équipe de responsables dont les compétences sont reconnues tant en relations humaines que dans les domaines fonctionnels envisagés. Votre capacité à déléguer et contrôler sera primordiale.
  • Votre engagement se fait dans le cadre du bénévolat. Il ne suppose donc aucune compensation ou rémunération financière. Tous les frais engagés le seront dans le cadre du budget que nous aurons construit et validé ensemble, selon le cahier des charges de l’organisation de la Rencontre, sur présentation de factures/devis.
  • Enfin, le cas échéant, il revient à l’équipe nationale de statuer, en dernière instance, sur l’ensemble des questions relatives à l’organisation et au déroulement de ces deux journées de Rencontre.
  • Dans la mise en œuvre de chacune des étapes d’organisation de la Rencontre, c’est au responsable logistique national que vous rendrez compte, en tant que responsable de l’organisation des Rencontres.