Nous mettons à votre disposition :

– un planning de mise en place pour la veille de la préparation

– ainsi qu’une liste de fiches techniques


Le stand d’inscription demande une préparation méticuleuse. Le premier contact avec Alpha se fait par ce stand. Il s’agit de ne rien laisser au hasard afin de donner l’impression aux participants qu’ils sont attendus. Tout doit être fait en sorte pour que les participants puissent valider leur inscription le plus rapidement possible afin qu’une longue file d’attente ne se mette en place.

Indications pour la mise en place

Le stand d’inscription peut se composer de 8 tables. Chaque table doit être décorée d’une nappe et si possible d’un bouquet (que l’on utilisera ailleurs pendant la journée, ex: réfectoire).

la table de validation
cette table doit être le seul accès possible aux salles de formation. Le but est de ne pas donner accès aux salles tant que le participant n’a pas récupéré son badge. Préparer sur cette table :

– les listings des participants
– surligneurs /feutres
– l’annuaire de la formation
– la procédure de validation des inscriptions

la table de paiement
Dans le cas ou un participant n’a pas validé son inscription, il est redirigé vers la table de  paiement.
A positionner en plus :
– Tarifs de la formation caisse
– Formulaires d’inscription
– enveloppe de remise des chèques
– Badges vierges et porte badge
– affiche « libellez vos chèques à »
– Calculette
3 tables de badges
Une fois l’inscription validée, le participant reçoit son badge. Pour que cela se passe dans les meilleures conditions, positionner les badges par ordre alphabétiques en 3 groupes :- les personnes inscrites de A à H
– les personnes inscrites de I à P
– les personnes inscrites de Q à Z
Positionner la signalétique adéquate pour que le participant se dirige directement vers sa table.
3 tables de dossiers
Pour entreposer les dossiers du participants et le guide pratique.

Matériels

-Rallonges et multiprises
-calculatrice
-Caisse pour les inscriptions sur place
-enveloppe de remise de chèque
-Bouquet de fleurs
-30 Badges vierges( et portes badges)
-1 carnet de reçu
-4 corbeilles ( remise des questionnaires, remise des bulletins de réponse, Dons, choix d’ateliers)
Post it / Surligneurs /1 gomme  / 1 paire de ciseaux / Crayons à papier  / ficelles / stylos noir et rouge
agrafeuse / Marqueurs /   trombones / punaises / Rouleaux de scotch / élastiques

Documents

listing des :
– inscrits
– bénévoles
– Invités
– équipes de prière

Affichage:
« libellez vos chèques à: »
« Tarifs de la formation »30 Formulaires d’inscription
Annuaire de la formation

Remarques

Arrivez très tôt le matin de la formation 
Pour gagner du temps, les dossiers du participant se préparent une semaine avant la formation
de même pour la préparation des badges (toujours conserver l’ordre alphabétique des badges !)
Une bonne signalétique fait gagner beaucoup de temps ! des tables larges permettent un accueil rapide d’un groupe de personnes.
Ne tombez pas en rupture de stylos/surligneurs , prévoyez-en plus que nécessaire.
Lors de la confection des badges, avec les cartes de visite imprimées par l’équipe nationale et les portes badges, veillez à conserver l’ordre alphabétiques des participants.
Préparez des badges vierges pour les non inscrits. La veille, récupérez, auprès de la librairie, les « guides pratiques du participant » et les distribuer avec les badges et les dossiers du participant.

Avant le début de la formation, répétez la procédure de validation d’inscription avec votre équipe.